Accordo sul trattamento dei dati (DPA)

Questo Accordo sul Trattamento dei Dati (“DPA”) integra i Termini di Serviziodi autofattureai.com e si applica quando, utilizzando il Servizio, Tribehub tratta dati personali per conto dell'Utente — in qualità di Titolare del trattamento dei dati dei propri fornitori, clienti o altri interessati che compaiono nei documenti caricati sulla piattaforma. Utilizzando il Servizio in qualità di azienda o professionista, accetti i termini di questo DPA.

Ai fini del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”): l'organizzazione titolare dell'account (“Titolare”) è il Titolare del trattamento; Tribehub agisce come Responsabile del trattamento per i dati personali contenuti nei documenti caricati o ricevuti tramite il Servizio (es. dati dei fornitori esteri del Titolare).

Tribehub tratta i dati personali esclusivamente per erogare il Servizio: estrazione automatica dei dati dai documenti, generazione dei file XML delle autofatture, trasmissione al Sistema di Interscambio, archiviazione dei documenti generati. Il trattamento ha durata pari a quella del rapporto contrattuale, salvo i periodi di conservazione indicati nella Informativa Privacy.

I dati trattati per conto del Titolare riguardano tipicamente: fornitori esteri (nome/ragione sociale, partita IVA, indirizzo, talvolta un referente); eventuali persone fisiche i cui dati compaiono nei documenti caricati (es. firmatari di fatture). Non è previsto il trattamento sistematico di categorie particolari di dati (art. 9 GDPR).

Tribehub si impegna a: trattare i dati solo su istruzione documentata del Titolare (incluse le funzionalità del Servizio da questo attivate); garantire che il personale autorizzato al trattamento sia vincolato da obblighi di riservatezza; adottare misure di sicurezza adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR; assistere il Titolare nel rispondere alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati; assistere il Titolare in caso di violazione dei dati o di valutazione d'impatto (DPIA), quando ragionevolmente richiesto.

Il Titolare autorizza Tribehub ad avvalersi dei seguenti sub-responsabili per l'erogazione del Servizio:

Tribehub si impegna a notificare il Titolare in caso di modifiche sostanziali a questo elenco (nuovi sub-responsabili o cambio di ambito), dandogli la possibilità di opporsi per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati.

Dove il trattamento coinvolge sub-responsabili con sede o infrastrutture al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento è disciplinato da Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea o da altro meccanismo di adeguatezza riconosciuto ai sensi degli artt. 44 e ss. GDPR.

Tribehub adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui: cifratura dei dati in transito (TLS); cifratura delle credenziali; controllo degli accessi basato su ruoli; segregazione logica dei dati tra organizzazioni clienti; log di accesso ai sistemi critici.

In caso di violazione dei dati personali trattati per conto del Titolare, Tribehub ne dà notifica al Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dalla scoperta, fornendo le informazioni disponibili necessarie al Titolare per adempiere ai propri obblighi di notifica ai sensi degli artt. 33-34 GDPR.

Il Titolare può richiedere a Tribehub informazioni ragionevoli per verificare il rispetto di questo DPA. Verifiche più approfondite (es. audit on-site) sono concordate con ragionevole preavviso e nei limiti di quanto necessario, senza compromettere la sicurezza degli altri clienti del Servizio.

Alla cessazione del rapporto contrattuale, su richiesta del Titolare, Tribehub cancella o restituisce i dati personali trattati per suo conto, salvo l'obbligo di conservazione dei documenti fiscali per il periodo previsto dalla normativa italiana (10 anni) e salvo diversi obblighi di legge.

Ciascuna parte è responsabile dei danni causati da un trattamento che violi il GDPR o questo DPA, nei limiti previsti dall'art. 82 GDPR e dai Termini di Servizio.

Questo DPA rimane in vigore per tutta la durata dei Termini di Servizio ed è automaticamente risolto alla cessazione del rapporto contrattuale, salvo gli obblighi che per loro natura sopravvivono (es. conservazione documenti fiscali, riservatezza).

Per domande su questo DPA: privacy@autofattureai.com — Tribehub, Viale Giovanni Suzzani 96, 20162 Milano (MI), P.IVA 02002830897.